L’Adjoint(e) de direction travaille en étroite collaboration avec le Directeur Général (DG) de l’entreprise ainsi qu’avec l’équipe de direction afin de leur apporter un soutien de haut niveau.
RESPONSABILITÉS
- Piloter les projets transversaux de l’entreprise à la demande du DG; coordonner les plans d’actions en lien avec les évènements, la gestion des bureaux, etc.
- Tenir et coordonner avec vigilance l’agenda du comité de direction et Assurer une liaison constante entre tous les membres de l’exécutif
- Prendre action sur les appels, l’agenda, et les courriels du DG si besoin
- Rédiger les comptes rendus de réunions des différents comités et assurer le suivi des plans d’actions qui en découlent (en français et anglais)
- Préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions et organiser ces réunions
- Préparer divers documents administratifs incluant correspondance, procès-verbaux, communiqués officiels et autres, et ce, dans les deux langues officielles (français/anglais)
- Gérer et tenir à jour les dossiers de la direction (rapports de dépenses)
- Réaliser et tenir à jour les présentations de divers rapports
- Animer les activités et des évènements spéciaux (incluant le comité social)
- Contribuer à la procédure de gouvernance pour la signature des contrats
- Supporter les divers départements sur des tâches administratives (archivage, dossiers légaux, etc.)
- Tenir à jour les politiques et procédures internes
- Applique et respecte les exigences légales de la reconnaissance HACCP et de la certification FSSC22000
APTITUDES RECHERCHÉES ET EXIGENCES MINIMALES
- DEC en administration ou bureautique
- 1-2 ans d’expérience à titre d’assistant(e) de direction / assistant(e) administrative au sein d’une entreprise
- Bilingue
- Connaissance des logiciels Microsoft : Word, Excel, Powerpoint, Office 365
- Être proactif(ve), habile en termes de propositions et savoir démontrer une bonne agilité face à l’imprévu et le changement
- Bonne organisation ; capacité à gérer les priorités
- Très bonnes aptitudes relationnelles
- Savoir être
- Capacité à communiquer (synthétique et claire)
AVANTAGES SOCIAUX
- Salaire à discuter (selon expérience)
- Programme d’assurances collectives dès le jour 1
- REER Collectif avec participation de l’employeur
- 3 semaines de vacances + 5 jours personnels
- 2 repas congelés gratuits par jour
